Προετοιμασία Τουριστικής Σεζόν: Το Χρονοδιάγραμμα που Χρειάζεστε για Βάρδιες και Προσωπικό

Ο Απρίλιος φτάνει και οι περισσότερες τουριστικές επιχειρήσεις αρχίζουν να τρέχουν: προσλήψεις, συμβάσεις, εκπαίδευση, βάρδιες. Όλα μαζί, ταυτόχρονα. Αυτό δεν είναι σεζόν, είναι χάος που επαναλαμβάνεται κάθε χρόνο. Η διαφορά ανάμεσα στις επιχειρήσεις που ξεκινούν ομαλά και σε αυτές που κυνηγούν λύσεις μέχρι τον Ιούλιο είναι ένα πράγμα: προετοιμασία που ξεκινά νωρίτερα.

Πότε ξεκινά πραγματικά η σεζόν

Η σεζόν δεν ξεκινά τον Ιούνιο. Ξεκινά τον Φεβρουάριο. Κάθε εβδομάδα καθυστέρησης στη διαδικασία πρόσληψης σημαίνει ότι χάνετε καλύτερους υποψήφιους που έχουν ήδη δεσμευτεί αλλού, έχετε λιγότερο χρόνο εκπαίδευσης πριν τις πρώτες κρατήσεις, και ξεκινάτε τη σεζόν με εργαζόμενους που δεν ξέρουν ακόμα καλά τον ρόλο τους.

Οι πιο οργανωμένες ξενοδοχειακές επιχειρήσεις στην Ελλάδα ξεκινούν την αξιολόγηση των αναγκών τους από τον Ιανουάριο, επικοινωνούν με τους εποχιακούς της προηγούμενης χρονιάς τον Φεβρουάριο και έχουν κλειστές τις βασικές προσλήψεις τον Μάρτιο.

Το χρονοδιάγραμμα προετοιμασίας βήμα βήμα

Ιανουάριος: Αξιολόγηση και σχεδιασμός

Ανασκόπηση της περσινής σεζόν: ποιες βάρδιες δεν καλύπτονταν καλά, ποιες θέσεις είχαν υψηλή εναλλαγή, ποια τμήματα χρειάστηκαν υπερωρίες συχνά. Αυτά τα δεδομένα καθορίζουν τις ανάγκες της επόμενης σεζόν. Αν δεν έχετε αυτά τα δεδομένα καταγεγραμμένα, είναι ένας ακόμα λόγος να ξεκινήσετε ψηφιακή διαχείριση φέτος.

Φεβρουάριος: Επικοινωνία με υπάρχοντες εποχιακούς

Πριν δημοσιεύσετε αγγελίες, επικοινωνήστε με εργαζόμενους που δούλεψαν καλά την περασμένη σεζόν. Η επανεκπαίδευση επιστρέφοντος εποχιακού κοστίζει πολύ λιγότερο από την εκπαίδευση νέου ατόμου. Μια απλή ψηφιακή βάση με ιστορικό βαρδιών και αξιολόγηση κάθε εποχιακού κάνει αυτή τη διαδικασία πολύ πιο εύκολη.

Μάρτιος: Προσλήψεις και συμβάσεις

Αγγελίες για τους ρόλους που δεν καλύφθηκαν από επαναπρόσληψη, συνεντεύξεις και υπογραφή συμβάσεων. Κάθε σύμβαση πρέπει να καταχωρηθεί στο ΕΡΓΑΝΗ πριν η ημερομηνία έναρξης εργασίας. Ξεκινήστε νωρίς για να αποφύγετε την πίεση των τελευταίων ημερών.

Απρίλιος: Εκπαίδευση και εξοικείωση με συστήματα

Νέοι εργαζόμενοι εξοικειώνονται με τις διαδικασίες, τα συστήματα και την ομάδα. Αν χρησιμοποιείτε ψηφιακό σύστημα βαρδιών, αυτή είναι η ώρα να το εισαγάγετε ώστε όλοι να το γνωρίζουν πριν τις πρώτες αιχμές.

Μάιος: Πλήρης λειτουργία

Η επιχείρηση λειτουργεί με πλήρη στελέχωση. Τυχόν προβλήματα λειτουργίας αντιμετωπίζονται πριν τις κορυφαίες αιχμές του Ιουνίου και Ιουλίου.

Γιατί το ψηφιακό πρόγραμμα βαρδιών αλλάζει τα πάντα

Στο παρελθόν, ο manager περνούσε Κυριακή βράδυ φτιάχνοντας το εβδομαδιαίο πρόγραμμα σε Excel, το τύπωνε και το κολλούσε στον πίνακα. Δύο εβδομάδες αργότερα, τρία τέταρτα αυτού του προγράμματος είχαν αλλάξει λόγω ασθενειών, αιτημάτων και αλλαγών ζήτησης.

Με ψηφιακό εργαλείο, το πρόγραμμα δημοσιεύεται online, φτάνει αυτόματα στο κινητό κάθε εργαζόμενου, οι αλλαγές ειδοποιούν τους εμπλεκόμενους άμεσα και το ΕΡΓΑΝΗ ενημερώνεται χωρίς επιπλέον βήμα. Αυτό που παίρνει 3 ώρες παίρνει 20 λεπτά.

Τα 4 λάθη που κάνουν οι περισσότερες επιχειρήσεις κάθε καλοκαίρι

1. Αρχίζουν τις προσλήψεις τον Μάιο και χάνουν τους καλύτερους υποψήφιους που έχουν ήδη βρει δουλειά.
2. Δεν τεκμηριώνουν την εποχιακή αξιολόγηση και κάνουν τα ίδια λάθη στελέχωσης κάθε χρόνο.
3. Χρησιμοποιούν WhatsApp για επικοινωνία βαρδιώνοδηγώντας σε παρανοήσεις, αργοπορίες και αδήλωτες αλλαγές στο ΕΡΓΑΝΗ.
4. Δεν έχουν ψηφιακό αρχείο εποχιακών εργαζομένωνκαι ξεκινούν από μηδέν κάθε χρόνο αντί να αξιοποιούν δεδομένα από προηγούμενες σεζόν.

Η Plana λύνει και τα τέσσερα: ιστορικό εποχιακών, ψηφιακό πρόγραμμα, αυτόματες ειδοποιήσεις και σύνδεση με ΕΡΓΑΝΗ σε μια πλατφόρμα σχεδιασμένη για ελληνικές τουριστικές επιχειρήσεις.