Τι είναι το Workforce Management και Γιατί Χρειάζεται η Επιχείρησή σας
Αν ακούτε τον όρο "workforce management" και νομίζετε ότι αφορά μόνο μεγάλες εταιρείες με εκατοντάδες εργαζόμενους, δεν είστε μόνοι. Ο όρος έχει ταυτιστεί με πολύπλοκα εταιρικά συστήματα. Στην πραγματικότητα, workforce management σημαίνει απλά: γνωρίζεις ποιος δουλεύει πότε, πόσο κοστίζει και αν είναι σε συμμόρφωση με τη νομοθεσία. Αυτό αφορά κάθε επιχείρηση που έχει έστω και τρεις εργαζόμενους σε βάρδιες.
Τι σημαίνει workforce management στην πράξη
Workforce management (WFM) είναι το σύνολο των διαδικασιών και εργαλείων που βοηθούν μια επιχείρηση να:
- Σχεδιάζει και δημοσιεύει βάρδιες εργασίας
- Παρακολουθεί παρουσίες και απουσίες
- Διαχειρίζεται αιτήματα εργαζομένων (ρεπό, αλλαγές βάρδιας)
- Υπολογίζει εργατικό κόστος σε πραγματικό χρόνο
- Τηρεί τις υποχρεώσεις εργατικής νομοθεσίας αυτόματα
Αν κάνετε αυτά τα πράγματα σήμερα με χαρτί, Excel και WhatsApp, τότε κάνετε ήδη workforce management. Απλά με εργαλεία που δεν ήταν σχεδιασμένα για αυτόν τον σκοπό.
Η διαφορά από ένα απλό πρόγραμμα βαρδιών
Ένα πρόγραμμα βαρδιών σας λέει ποιος δουλεύει πότε. Workforce management πηγαίνει παραπάνω:
- Βλέπετε το κόστος κάθε βάρδιας πριν τη δημοσιεύσετε, όχι αφού τελειώσει ο μήνας
- Οι εργαζόμενοι λαμβάνουν αυτόματα ειδοποιήσειςγια κάθε αλλαγή, χωρίς να χρειάζεται να τους τηλεφωνήσετε
- Κάθε αλλαγή ωραρίου δηλώνεται αυτόματαστο ΕΡΓΑΝΗ πριν πραγματοποιηθεί
- Έχετε ιστορικό παρουσιών, βαρδιών και αλλαγών για κάθε εργαζόμενο, ανά πάσα στιγμή
- Βλέπετε ποιος είναι διαθέσιμος για κάλυψη έκτακτης ανάγκης χωρίς να πρέπει να θυμάστε ποιον να καλέσετε
Τι κερδίζει συγκεκριμένα μια μικρή επιχείρηση
Χρόνος διαχείρισης
Ο μέσος manager σε μια επιχείρηση 10 με 20 εργαζόμενων ξοδεύει 3 με 5 ώρες εβδομαδιαίως στο πρόγραμμα βαρδιών, στις επικοινωνίες αλλαγών και στις δηλώσεις ΕΡΓΑΝΗ. Με WFM αυτός ο χρόνος πέφτει κάτω από μία ώρα. Αυτές οι 2 με 4 ώρες κάθε εβδομάδα μπορούν να πάνε σε πελάτες, σε ανάπτυξη ή απλά σε ξεκούραση.
Μείωση παραβάσεων και προστίμων
Η πλειονότητα των προστίμων ΣΕΠΕ σε μικρές επιχειρήσεις δεν προέρχεται από πρόθεση παράβασης αλλά από λάθη: ξεχασμένη δήλωση αλλαγής βάρδιας, αναδρομική καταχώρηση, λανθασμένη ωρομέτρηση. Ψηφιακό σύστημα εξαλείφει αυτές τις περιπτώσεις.
Καλύτερη εμπειρία εργαζόμενου
Εργαζόμενοι που γνωρίζουν το πρόγραμμά τους εκ των προτέρων, λαμβάνουν άμεσες ειδοποιήσεις για αλλαγές και μπορούν να υποβάλλουν αιτήματα ψηφιακά είναι πιο ικανοποιημένοι. Αυτό μεταφράζεται σε χαμηλότερη εναλλαγή προσωπικού, που είναι από τα μεγαλύτερα κόστη στην εστίαση και φιλοξενία.
Πότε είναι η σωστή στιγμή να ξεκινήσετε
Η σωστή στιγμή ήταν πριν από ένα χρόνο. Η επόμενη καλύτερη στιγμή είναι τώρα, πριν την επόμενη σεζόν ή πριν τον επόμενο έλεγχο ΣΕΠΕ. Η μετάβαση σε ψηφιακό WFM διαρκεί λιγότερο από μία εργάσιμη ημέρα και τα αποτελέσματα φαίνονται από την πρώτη εβδομάδα.
Η Plana είναι σχεδιασμένη για ελληνικές επιχειρήσεις κάθε μεγέθους: από ένα boutique ξενοδοχείο 10 δωματίων μέχρι μια αλυσίδα εστιατορίων. Ελληνική γλώσσα, σύνδεση με ΕΡΓΑΝΗ και δωρεάν δοκιμή 14 ημερών χωρίς πιστωτική κάρτα.
Συχνές Ερωτήσεις
Workforce management είναι μόνο για μεγάλες εταιρείες;
Όχι. Ο όρος χρησιμοποιείται πολύ ευρύτερα πλέον. Ακόμα και ένα μικρό ξενοδοχείο με 8 εργαζόμενους ή ένα εστιατόριο με 12 άτομα επωφελείται άμεσα από ψηφιακή διαχείριση βαρδιών, παρουσιολογίου και επικοινωνίας. Η διαφορά σε καθημερινή εξοικονόμηση χρόνου είναι εξίσου σημαντική με μια μεγάλη εταιρεία.
Τι διαφορά έχει το workforce management από το payroll;
Το payroll (μισθοδοσία) υπολογίζει και πληρώνει τους εργαζόμενους στο τέλος του μήνα. Το workforce management λειτουργεί πριν από αυτό: οργανώνει ποιος δουλεύει πότε, παρακολουθεί παρουσίες και κόστος σε πραγματικό χρόνο, και εξάγει τα δεδομένα που χρειάζεται η μισθοδοσία. Είναι συμπληρωματικά εργαλεία.
Πώς μαθαίνουν οι εργαζόμενοι να χρησιμοποιούν τη νέα πλατφόρμα;
Σύγχρονες πλατφόρμες όπως η Plana είναι σχεδιασμένες για χρήστες χωρίς τεχνική γνώση. Οι εργαζόμενοι κατεβάζουν την εφαρμογή στο κινητό τους, βλέπουν τις βάρδιές τους και λαμβάνουν ειδοποιήσεις. Δεν χρειάζεται εκπαίδευση πέρα από 5 λεπτά επίδειξης.
Σχετικά Άρθρα
Πώς να μειώσετε το κόστος εργατικού δυναμικού με έξυπνο προγραμματισμό βαρδιών
Το εργατικό κόστος αποτελεί έναν από τους μεγαλύτερους δαπάνες για επιχειρήσεις με βάρδιες. Μάθετε πώς ο έξυπνος προγραμματισμός μπορεί να μειώσει αυτό το κόστος έως 30%.
ΕΡΓΑΝΗ 2.0: Τι πρέπει να ξέρει κάθε εργοδότης στην Ελλάδα
Το νέο σύστημα ΕΡΓΑΝΗ 2.0 φέρνει αλλαγές που αφορούν όλες τις επιχειρήσεις. Αναλύουμε τι αλλάζει, ποιες είναι οι υποχρεώσεις και πώς να είστε πάντα σε συμμόρφωση.
Πρόγραμμα Βαρδιών σε Εστιατόριο: Ο Πλήρης Οδηγός για Ελληνικές Επιχειρήσεις Εστίασης
Η εστίαση είναι ένας από τους πιο απαιτητικούς κλάδους για τον προγραμματισμό βαρδιών. Μάθετε πώς να οργανώσετε το ωράριο του εστιατορίου σας, να μειώσετε το κόστος και να διατηρήσετε ευχαριστημένο το προσωπικό σας.